仕事が簡素化されない一番の弊害は「紙文化信仰」だと思う私の見解

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こんにちは、弥津です。

私が働く高齢者介護分野でも、ケアマネジャーなどの外回り中心の事業所に限った感じにはなりますが、テレワークに取り組む事業所がチラホラ・・・。

私の勤務先はテレワークに取り組みましたが、そこで私が感じた在宅勤務進まない弊害紙文化信仰だ』という話題をお話します。

2020年5月22日の @Press に掲載された、RSUPPORT株式会社のプレスリリースに『在宅勤務は「コミュニケーション」「労務管理」「紙文化」が3大課題〜337社の回答結果』という記事がありました。

このなかで、「実際に在宅勤務・テレワークを導入した後の課題があればご教示ください」との設問に対して、第一位が『コミュニケーション』、第二位が『労務管理』、そして第三位が『紙文化』でした。


この『紙文化』について、私も解消すべきだと感じる時が多々あります。


私の働く高齢者介護業界、そのなかでケアマネジャー事業所に働く私の観点からみて、『紙ベース信仰』が強い分野の弊害について、以下で具体的に考えてみたいと思います。

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大量の「紙保存」で管理に困る介護事業所たち

「紙文化を解消しないと!!なんてみんな感じてるよ」って言われそうですが、私が長年勤務する高齢者介護業界は、デジタル化がなかなか進まない業界です。


その理由は、人によって何点かあると思うのですが、私は高齢者介護という「人と人の触れ合いが重要視される仕事」であることが、ITの必要性を感じにくい原因のひとつになっているのではないかと。


PCやタブレット端末で、日報を入力する介護現場も出てきているでしょうが、どうしても効率が悪い・・・介護現場が時間との勝負・・・早く記録できるのはいまだに「筆記」だったりします。


また、介護保険によって支えられている分野なので、介護保険法で求められている記録の保存が必須。


それに、契約や計画書は書面での直筆サインと印鑑が絶対です。

ようするに、「紙での保存」でないと法にのっとって仕事を行えると証明しづらい、また認められない業界なのです。


そして、その紙ベースの保存を5年間行うようにと求められています。

またまたさらに、それだけではなく・・・介護サービス事業所が作成する計画書や定期報告などなど・・・とにもかくにも紙だらけなのです。


FAX送信するために印刷する紙も莫大・・・個人情報保護のためにシュレッダーで破棄する紙の量も莫大。


小規模なケアマネ事業所などは、広い事務所が持てず、保管場所が限界で事務所内が雑然としているところも目にします。

申請窓口の混雑の原因は「紙提出が基本」だから?

私のいる高齢者介護分野は、業務上発生するさまざまな相談事に対処するため、市役所や警察、裁判所など多様な機関に出向きます。


介護保険関連の申請は、私の市では必ず紙ベースで提出。

市役所にいくたびに思うのですが・・・申請のほとんどには印鑑が必要なため、紙での窓口提出が基本・・・「紙提出」は市役所窓口の混雑の原因になっているのではないでしょうか。


本人確認が必要な重要手続きであればともかく、「書類提出だけ」のために頻繁に役所に行くのって、いったい何なんでしょ?


100円均一いけば、私の苗字の印鑑なんて簡単に手に入りますし・・・。

申請者本人の苗字の印鑑を押していれば、書類の信憑性は高いなんて判断はいかがなものかと。


欧米のように「直筆サイン」をもっと信じる文化に変えた方が、不正提出を防げると思うんですよね。


お役所機関が、どうしても「紙に押された印鑑を信じる」傾向があるうちは、役所混雑はそのままでしょう。


一部の企業のようなタブレット端末に直筆サインすることで「本人同意」とみなす柔軟性をお役所関係も持つことが、紙文化の見直しには必要と感じます。


紙で保存してたって、政治家や官僚たちのようにシュレッダーで処分したと言えば終わりですし・・・IT化した方が「消去」、「削除」などの隠蔽に対処できると思うんですけどね。

行政と各事業所がネットで繋がる「IT申請」を

そうなると、税務署のネット確定申告「e-TAX」のような仕組みをもっと行政が取り入れるべきでしょう。

個人がネットで簡単に偽名使って、いたずら申請なんてことがないように、申請にはマイナンバーが絶対必要とか条件付きでいい。


あるいは、行政の登録を得た介護事業所とだけネット申請を認めるとか。

紙での申請ではなく、タブレット端末に保存された書式に記入・サインされた画像データをメールやクラウドを活用して転送とか。


介護事業所間も、情報交換はFAX使用から画像データを送信する形に変化させるべきです。

FAXだって誤送信が結構ありますし。


ただ、高齢者介護分野は、長年何でも「筆記」が基本でしたから、簡単にはIT化できないのも分かります。

介護職員として、まだまだベテラン世代が活躍していますから。


「すぐに」は無理でも、徐々にシフトしていくことで今より「業務の簡素化」が進むと思うのです。


介護保険を管理する市役所からは、実地指導で「業務の簡素化を」なんて言われますが、私たちからすれば「申請や書類の簡素化の知恵をそっちも考えてくれ」って言いたくなるんですよ。


なんだと色々まとまりのない「紙文化」への不満をお話をした、今回の私でした。


それでは。
以上、弥津でした。

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